Secara singkat, aktivitas audit dinyatakan sebagai keseluruhan prosedur evaluasi atas kriteria tertentu yang dilakukan secara sistematis, independen, dan terdokumentasi. Kaitannya dengan audit internal adalah organisasi secara mandiri melakukan peninjauan ulang manajemen sebagai bagian dari evaluasi kinerja.
Sebab itu, tidak dimungkiri bagi sebagian kelompok pekerja, kegiatan audit internal ini adalah sebuah proses yang cukup menyulitkan.
Buruknya lagi, auditor internal terkesan sebagai oknum pengorek kesalahan-kesalahan dari masing-masing departemen dalam suatu perusahaan. Bahkan, tidak jarang anggota departemen menyajikan informasi-informasi palsu untuk melindungi diri.
Terlepas dari pandangan itu semua, pelaksanaan audit sejatinya harus dianggap sebagai cara efektif dalam membantu perbaikan organisasi.
Alasan Mengapa Audit Internal Wajib Dilaksanakan
Ada beberapa alasan penting dari pelaksanaan audit internal ISO, antara lain:
- Melihat pemenuhan Sistem Manajemen Mutu auditee (orang yang diaudit). Apakah sudah sesuai dengan kriteria SMM ISO 9001 dan aktual implementasinya?
- Meninjau efektivitas penerapan sistem manajemen di dalam perusahaan.
- Mengidentifikasi potensi perbaikan pada area tertentu dalam organisasi.
- Memeriksa kelengkapan dokumentasi atau rekaman hasil pelaksanaan kegiatan departemen.
- Memenuhi kewajiban organisasi sebagai pengguna ISO sesuai standar yang ditetapkan.
Waktu Pelaksanaan Audit Internal
ISO memberikan organisasi untuk mengatur pelaksanaan audit internal sesuai interval waktu kesanggupan. Oleh karena itu, tiap perusahaan mungkin memiliki jadwal pelaksanaan yang berbeda-beda.
Akan tetapi, organisasi umumnya menentukan waktu pelaksanaan audit internal untuk triwulan (tiga bulan), semester (enam bulan), atau tahun (dua belas bulan).
Selain itu, perusahaan juga bisa menerapkan waktu pelaksanaan berbeda untuk tiap departemen. Sebagai contoh, makin krusial peranan sebuah departemen bagi perusahaan secara keseluruhan, maka biasanya makin tinggi frekuensi pelaksanaan audit internalnya. Hal ini tergantung dengan kebijakan masing-masing organisasi.
Siapa yang Berhak Melakukan Tugas Audit Internal?
Dalam penelitiannya yang tertuang di Jurnal Rekayasa Sistem dan Industri (2016), Shifa Khairunnisa, Sri Widaningrum, dan Heriyono Lalu menuliskan salah satu sub klausul ISO (Sub Klausul 9.2.1 poin e) tentang kewajiban organisasi dalam pelaksanaan Audit Internal, yaitu menyeleksi auditor dan menjamin objektivitas proses audit.
Itu artinya organisasilah yang jadi ujung tombak penentuan berhak tidaknya seseorang jadi auditor. Setidaknya, ada beberapa syarat yang harus dipenuhi oleh calon auditor, yakni:
- Bersifat independen, artinya tidak terikat sekaligus terpengaruh pada hal-hal di luar prosedur audit ISO 9001. Itulah mengapa seorang internal auditor umumnya dilarang mengaudit departemen atau pekerjaannya sendiri.
- Memiliki kemampuan dalam memimpin tim audit (khusus bagi calon lead auditor). Oleh alasan inilah, tim audit biasanya lebih banyak diisi oleh personil dengan jabatan tinggi, seperti manajer, kepala bagian, dan lain-lain.
- Mempunyai kompetensi tentang kegiatan audit mutu internal sesuai dengan Prosedur Audit Internal ISO yang telah ditetapkan. Sebab itu, memilih individu yang sudah mendapatkan sertifikasi internal auditor adalah sebuah langkah tepat.